A realização de uma reunião eficaz é um aspeto importante no dia-a-dia dos negócios e que se traduz em qualidade do trabalho e melhoria de desempenho.
Conheça algumas das novas estratégias de gestão eficiente do tempo de trabalho e saiba como utilizar as novas tecnologias a seu favor. Saiba mais sobre como gerir o seu tempo em casa.
1) As reuniões de negócios devem ser reconhecidas como uma oportunidade relevante para debater ideias, coordenar tarefas e tomar decisões. O sinal de que uma reunião foi eficaz traduz-se num resultado positivo para a empresa.
2) Todos os participantes deverão estar presentes por um motivo concreto, uma vez que a sua presença representa um custo de oportunidade (enquanto estão na reunião, não estão a desenvolver outras atividades).
3) De forma a manter o foco da reunião, guie a conversa com base numa agenda previamente definida e conhecida por todos. E, sempre que se desviarem do tema, volte à agenda para garantir que todos os pontos são devidamente tratados.
4) A má gestão de tempo das reuniões pode traduzir-se em custos elevados. Assim, pergunte-se a si próprio se a reunião gerou receita suficiente para suportar os custos em recursos humanos associados.
5) Os níveis hierárquicos numa organização refletem-se no número de reuniões realizadas, e por sua vez nos custos. Assim, devemos dar a conhecer aos gestores estes dados, possibilitando-lhes que alterem o seu comportamento e realizem reuniões mais eficazes. Saiba mais sobre como aumentar a sua produtividade.
6) As novas tecnologias, tais como o Skype ou o Zoom, reduziram a necessidade de reuniões presenciais, promovendo encontros de equipa mais eficazes, e mantendo o foco no assunto discutido.
7) Em qualquer reunião, é necessária uma pessoa que lidere a reunião, e outra que tire notas e faça um registo da mesma. No final da reunião, discuta os aspetos da reunião a melhorar, deixe claro as próximas etapas e atribua as tarefas às pessoas destinadas. Seja claro na definição de ações concretas que devem resultar da reunião.
8) Pensa-se que o futuro das reuniões passará por cenários em que a Inteligência Artificial permitirá registar tudo o que é dito pelos presentes e inclusive atribuir tarefas individualmente conforme fique definido. Até lá, terá que o fazer de forma manual.
9) Determine um dia da semana que não seja permitido realizar qualquer reunião, possibilitando aos trabalhadores horários flexíveis, trabalhar a partir de vários locais e com uma variedade de projetos.
