Aumentar a produtividade é muitas vezes visto como uma obsessão moderna, em que todos temos de instalar nos nossos telemóveis a última app para realizarmos as tarefas rapidamente.
Ser mais produtivo está longe de ser uma invenção moderna. Fazer mais no menor tempo possível sempre foi uma preocupação para as empresas desde a Revolução Industrial. Hoje em dia as ferramentas que nos ajudam a atingir este objetivo apenas se tornaram mais modernas. Conheça algumas técnicas que a DHL Express compilou e que o poderão ajudar a atingir os seus objetivos:
Inbox Zero
Controlar o seu email é uma das melhores formas de poupar tempo. Divida os emails que recebe em 4 pastas:
- Caixa de entrada – emails urgentes e que poderão ser tratados rapidamente
- Para fazer – emails que não sejam urgentes e que irão requerer mais do que três minutos para responder
- Follow-up – emails com tarefas que tenha delegado ou que esteja a aguardar resposta
- Um dia – emails que não requerem resposta e que gostaria de ler/rever um dia no futuro.
Listas de Tarefas
Priorize as tarefas e crie o hábito de enfrentar as mais desafiadoras primeiro. Utilize a técnica de batching e agrupe tarefas pequenas num único bloco de tempo transformando-as numa única tarefa ao realizá-las numa sessão concentrada de trabalho.
Técnica Pomodoro
É um sistema cíclico que o encoraja a concentrar-se em blocos de 25 minutos. A cada 25 minutos faz uma pausa de 5 minutos. Após 4 ciclos de Pomodoro faça uma pausa mais longa de 15 minutos. Repetir o processo algumas vezes durante um dia de trabalho permite o aumento da sua produtividade.
Reuniões
Quando agenda uma reunião de uma hora lembre-se que se forem 7 participantes, o negócio perdeu 7 horas de trabalho. Para que tire o melhor proveito deste tempo, planeie a reunião com os objetivos, foque-se nos temas e encoraje a participação. Tente reunir-se por um período mais curto de tempo, com menos pessoas e maior foco nos seus objetivos. Desta forma todos cumprem a agenda e aumentam a produtividade.
